Comunicación en la empresa

   La correcta administración de una empresa depende en gran parte de la colaboración de todos sus integrantes, que respeten las normas establecidas, no obstante la libertad de expresión y con base en una comunicación que fluya adecuada y oportunamente en beneficio de la productividad.

   A continuación se enumeran algunos de los factores que representan el desarrollo de la comunicación en una compañía:

Factores Favorables:

1. Emitir mensajes claros y precisos al personal.
2. Brindar información oportuna a sus integrantes.
3. Dosificación de la información.
4. Revisión cuidadosa de los boletines de información.
5. Comunicarse en el momento oportuno, calendarizar las juntas o reuniones de trabajo.

Factores Desfavorables:

1. Comunicación improvisada.
2. Citar al personal a reuniones improvisadas las cuales afectan el desarrollo de las actividades de la empresa y sus integrantes.

La comunicación consta de tres elementos:

· Emisor, donde se origina la información.
· Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
· Receptor, que recibe y debe de entender la información.

Una buena comunicación implica: claridad, integridad, aprovechamiento de la organización informal, equilibrio, moderación, difusión y evaluación.

Existen dos formas en las cuales la comunicación se puede llevar a cabo,la formal y la informal.

Cuando se habla de la comunicación formal, se refiere a aquella que se origina en la estructura formal de la organización a través de los canales organizacionales, tal es el caso de la correspondencia, instructivos, manuales, etc., y la comunicación informal que surge de los grupos informales de la empresa y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la compañía, por ejemplo, comentarios u opiniones.

Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

- Vertical, cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa (quejas, reportes sugestiones, ordenes, instrucciones).
- Horizontal, se da en niveles jerárquicos semejantes (circulares, juntas, etc.).
- Verbal, se transmite oralmente.
- Escrita, mediante material escrito o gráfico.

Comentario: La comunicación en la empresa es la clave para el desarrollo de la misma. Existen diversos factores que la pueden afectar. Se explica de modo breve los elementos de comunicación en el ambiente laboral al igual que los tipos de comunicación que existen en esta área.


Viridiana García

CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN

• En ella se debe utilizar palabras y gestos apropiados a lo que queremos transmitir.
• Se exteriorizan sentimientos positivos (amor, respeto, sinceridad, simpatía, consideración, estimación, etc).
• En la comunicación se responde con sentimientos y actitudes positivas, en forma serena y adulta, aun cuando los mensajes vengan cargados de sentimientos y actitudes negativas.
• Se emiten ideas claras, concisas y convincentes; con sentimientos positivos; en forma oportuna y sin interferencias de ruidos físicos prejuicios psicológicos.

Objetivos de la COMUNICACIÓN

Aristóteles definió el estudio de la (comunicación) retórica como la búsqueda de "todos los medios de persuasión que tenemos a nuestro alcance". Analizó las posibilidades de los demás propósitos que puede tener un orador; sin embargo, dejó muy claramente asentado que la meta principal de la comunicación es la persuasión, es decir, el intento que hace el orador de llevar a los demás a tener su mismo punto de vista.

Los propósitos de la comunicación deben ser:

2. No contradictorio lógicamente ni lógicamente inconsciente consigo mismo.
3. Centrado en la conducta; es decir, expresado en términos de la conducta humana.
4. Lo suficientemente específicos como para permitirnos relacionarlo con el comportamiento comunicativo real.
5. Compatible con las formas en que se comunica la gente.

comentario: la comunicación cuenta con varas características para poder cumplir sus propósito. Se debe de ocupar el lenguaje apropiado para cada ocasión. 

El proceso de comunicación

El proceso de comunicación supone la intervención activa y dinámica, de todos los elementos descritos anteriormente, creando una secuencia organizada en la que todos intervienen en mayor o menor grado, en uno o varios momentos de esa secuencia.

Este proceso se desarrolla en un contexto concreto y con un código específico, utilizando al menos un canal determinado, con la intervención de emisor y receptor, de forma que el primero trasmite un mensaje al segundo.

Veamos este proceso con más detalle.

En primer lugar, el emisor debe tener unos objetivos definidos con claridad, y a partir de ellos, codificar las ideas, sentimientos o pensamientos que quiera trasmitir, adaptándolos al código que se haya previsto utilizar, habitualmente el lenguaje, para poder trasmitir el mensaje.

En el momento de codificar el mensaje, ya se han activado los filtros, o incluso antes, cuando el emisor se plantea los objetivos de la comunicación.

Para la transmisión se emplea el canal que se considere más adecuado, utilizando un código común con el receptor, para facilitar la comunicación.

A partir del feedback que el receptor devuelve al emisor, se comprobará si se está utilizando el código adecuado.

Una vez que se trasmite el mensaje, van a entrar en escena los ruidos, dificultando que el mensaje llegue al receptor en las mejores condiciones.

La recepción supone la llegada del mensaje al receptor, y en ella las dificultades pueden venir provocadas por los ruidos.

Tras recibirlo, el receptor decodifica el mensaje y lo interpreta a través de un proceso interno, sobre la base de sus experiencias y conocimientos. En este momento entran en acción sus filtros, así como posibles problemas con relación al conocimiento y el uso adecuado del código.

Cuando se recibe el mensaje se pone en marcha lo que denominamos  “intención”, que se refiere a la pregunta que se hace el receptor sobre el significado real del mensaje, a partir de la utilización de todos los elementos y componentes que hemos visto que intervienen en este proceso de comunicación.

Esta intención sería el equivalente a los objetivos del emisor.

En este momento, el mensaje original o los objetivos que con él pretendía el emisor estará distorsionado o, al menos, reducido y sesgado, respecto al recibido por el receptor.

El último paso del proceso es la utilización del feedback o la retroalimentación, con lo que el receptor se asegura que el contenido del mensaje que le llega es el que el emisor pretendía transmitir.

Comentario.

El proceso de la comunicación debe de contar con las características adecuadas para su logro efectivo. Algo que se vuelve fundamental es el contexto y el canal por el que se transmita, ya que esto puede facilitar o dificultar la transmisión del mensaje. La intención, tanto del emisor como del transmisor, es elemental para la generación de la comunicación.

Elementos que intervienen en la comunicación

Aunque la comunicación es un proceso complejo, para efectos didácticos podemos descomponerlo en los diferentes elementos que lo integran.

• El mensaje. Formado por las diferentes ideas o informaciones, que se trasmiten mediante códigos, claves, imágenes, etc., cuyo significado interpretará el receptor.>

• El emisor y el receptor. El emisor es el sujeto que comunica en primer lugar o toma la iniciativa de ese acto de comunicación, mientras que el receptor es el que recibe el mensaje.

• El código. Es el conjunto de claves, imágenes, lenguaje, etc., que sirven para trasmitir el mensaje. Debe de ser compartido por emisor y receptor.

• El canal. Es el medio a través del cual se emite el mensaje. Habitualmente se utiliza el oral-auditivo y el gráfico-visual complementándose.

• El contexto. Se refiere a la situación concreta donde se desarrolla la comunicación. De él dependerá en gran parte la forma de ejercer los roles por parte de emisor y receptor.

• Los ruidos. Son todas las alteraciones de origen físico que se producen durante la trasmisión del mensaje.

• Los filtros. Son las barreras mentales, que surgen de los valores, experiencias, conocimientos, expectativas, prejuicios, etc. de emisor y receptor.

• El feedback o la retroalimentación. Es la información que devuelve el receptor al emisor sobre su propia comunicación, tanto en lo que se refiere a su contenido como a la interpretación del mismo o sus consecuencias en el comportamiento de los interlocutores.

Comentario: La comunicación depende de distintos elementos que se deben desarrollar adecuadamente para que pueda decodificarse por el receptor adecuadamente, para que la calidad de la información sea buena y pueda generar un conocimiento. Desde el mensaje hasta la retroalimentación, la información pasa por un proceso en el cual se modifica dependiendo de las situación del emisor, el código y cómo se decodificará, el canal, el contexto, los ruidos y los filtros.